Hva er et offentlig arkiv?
Et offentlig arkiv blir til som et resultat av en offentlig virksomhet. Dokumentene som inngår i planlegging, saksbehandling, egenforvaltning og tjenesteyting blir i sum virksomhetens arkiv. Begrepet offentlig arkiv brukes for å skille disse fra private arkiv skapt av bedrifter, foreninger, organisasjoner og personer. Offentlige arkiv er underlagt arkivlovens regler for bevaring i tillegg til relevante lover om offentlighet og personvern.
Arkivplan
En arkivplan er en samling av dokumenter og har flere funksjoner:
- Den skal beskrive hvordan arkivarbeidet er organisert, hvem som er ansvarlig og hvilke rutiner som gjelder.
- Den skal inneholde en oversikt over datasystemer med bevaringsverdige arkiv.
- Arkivplanen skal være en kilde til informasjon om virksomhetens arkiver og et redskap for intern planlegging.
Bevaring og kassasjon
Bevaring betyr i arkivsammenheng at virksomheten er ansvarlig for å ta vare på dokumentasjon, vanligvis for all framtid. Dokumentasjonen skal også være tilgjengelig for bruk.
Kommunale arkiver i byarkivet
Stavanger byarkiv forvalter de avsluttede arkivene fra Stavanger kommune.
I tillegg til Stavanger kommune forvalter vi arkivene fra Finnøy, Rennesøy, Hetland, Madla, Mosterøy og Sjernarøy kommune. Arkivmaterialet strekker seg stort sett fra 1800-tallet og fremover.
Mange av de kommunale arkivene inneholder sensitive personopplysninger, og vil derfor ikke være fritt tilgjengelig for gjennomgang. Det kan allikevel søkes om innsyn i deler av materialet. Send forespørsel på forhånd, så behandler vi innsynforespørselen.