Taushetsbelagte opplysninger i arkivene
I offentleglova er det fastslått som en hovedregel at publikum har rett til å se arkivmateriale fra offentlig forvaltning. Allikevel inneholder en del arkivsaker taushetsbelagte opplysninger som det ikke uten videre kan gis innsyn i.
Hva er en taushetsbelagt opplysning?
Offentlige arkiver inneholder en mengde opplysninger om enkeltpersoner. Noen av disse opplysningene kan være informasjon de fleste av oss vil ønske å holde for oss selv, opplysninger som vi ikke ønsker at alle og enhver skal få rede på. Vi kaller dem sensitive personopplysninger. For eksempel kan dette være opplysninger om helse, straffbare forhold og adopsjon. Det vil nok være ulike oppfatninger av hva som er en sensitiv personopplysning. Lovverket setter noen rammer for hva som er en sensitiv personopplysning, men for en stor del er dette en vurdering som er basert på skjønn.
Slike opplysninger kan finnes i arkivene fordi myndighetene har hatt behov for dem i en eller annen sammenheng. Ofte har vi selv gitt opplysningene til myndighetene, under forutsetning av at de bare brukes til det formålet de samles inn for. Den myndigheten som samler inn slike opplysninger, har taushetsplikt, og denne taushetsplikten opprettholdes når arkivene avleveres til Stavanger byarkiv.
Utover opplysninger om personlige forhold, kan arkivene også inneholde opplysninger om forretningshemmeligheter og saker av betydning for rikets sikkerhet.
Lovverket
De generelle bestemmelsene om taushetsplikt finnes i offentleglova og forvaltningsloven, samt i forvaltningslovforskriften. Av offentleglova § 13 framgår det at man ikke kan få innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. I tillegg er det i enkelte særlover gitt spesielle bestemmelser om taushetsplikt.
Sperrefrister (klausuler)
Det er i utgangspunktet bare opplysninger som er underlagt taushetsplikt, ikke hele dokumenter, mapper, arkivesker, serier eller arkiv. Men ofte kan det være vanskelig å skille dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, fra dokumenter som er offentlig tilgjengelige. Hvis det er grunn til å tro at det finnes taushetsbelagte opplysninger i et materiale, kan det derfor bli satt sperrefrister på hele arkivesker, serier eller arkiv. Først når noen ønsker å bruke dette materialet, går vi igjennom det og identifiserer de taushetsbelagte opplysningene, og gir eventuelt innsyn, så sant omfanget ikke er for omfattende.
Sperrefristens lengde
Det er satt ulike sperrefrister for når taushetsplikten for en opplysning opphører og materialet fritt kan benyttes på våre lesesaler. Bestemmelsene om dette finnes dels i forvaltningsloven med forskrift, dels i særlovgivning.
Hovedregelen etter forvaltningslovens § 13c er at taushetsplikten bortfaller etter 60 år. Det vil si at arkivmateriale som er eldre enn 60 år gammelt, for en stor del fritt vil kunne brukes på våre lesesaler. Men det som noen ganger er et problem, er at eldre og yngre materiale ofte er samlet i én og samme eske eller mappe, og at det kan være svært vanskelig å skille de taushetsbelagte opplysningene fra det som er offentlig tilgjengelig. I den grad det er mulig, og ikke for arbeidskrevende, vil vi på forespørsel forsøke å legge til rette for at du får tilgang til opplysningene.
Ifølge forvaltningslovforskriften § 11 kan Riksarkivaren i det enkelte tilfellet bestemme at taushetsplikten for personlige opplysninger skal gjelde utover 60 år eller den fristen andre lover setter. Forskriften setter ingen grense for hvor lenge taushetsplikten kan forlenges, men i praksis har den ofte vært forlenget til enten 80 eller 100 år. 80 år er den vanligste grensen, og har normalt vært brukt i saker som inneholder opplysninger om for eksempel farskaps-/bidragssaker. Taushetsplikten er 100 år der hvor det finnes opplysninger om adopsjon og barnevernssaker. Forlengelse av taushetsplikten til 100 år kan også være aktuelt i saker hvor det finnes andre spesielt sensitive personopplysninger.
I henhold til helsearkivforskriften kan helseopplysninger utleveres til forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt. Utlevering gjøres kun etter skriftlig søknad. Søknaden skal angi grunnlaget for at opplysningene kan utleveres. Vedtak eller godkjenninger som har betydning for vurderingen skal legges ved søknaden. Når helseopplysninger utleveres, skal dette som hovedregel gjøres uten direkte personidentifiserbare kjennetegn eller andre kjennetegn som innebærer at den registrerte kan identifiseres.
Også i spørsmålet om forlengelse av taushetsplikt er det betydelig rom for skjønnsmessige vurderinger. Vi legger her særlig vekt på opplysningens art, altså hvor sensitiv den må antas å være for den det gjelder, og vurderer dette opp mot offentlighetens interesse av å få kjennskap til disse opplysningene. Vi tar også hensyn til mulige skadefølger av å tilgjengeliggjøre dem, ved å vurdere om det er grunn til å tro at den som opplysningene gjelder, fortsatt er i live eller om eventuelle etterkommere vil føle seg krenket av at opplysningene blir offentlig kjent.
I tillegg til forvaltningsloven finnes det også en del andre særlover som regulerer taushetsplikt. For eksempel fastsetter statistikkloven § 8 taushetsplikt i 100 år for personopplysninger som er samlet inn med hjemmel i denne loven. Dette gjelder de statlige folketellingene, og gjør at vi ikke kan gi tilgang til dem eller publisere dem før de er 100 år gamle. I rettstellslovene (straffeprosessloven, politiregisterloven og politiregisterforskriften) og helsepersonelloven, som regulerer innsyn i henholdsvis straffesaker og pasientjournaler, er det ikke fastsatt noe tidspunkt for bortfall av taushetsplikten. I politiregisterloven § 24 nr. 3 og helsepersonelloven § 23 nr. 2 heter det allikevel at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes «når ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold». Vi tolker disse bestemmelsene slik at straffesaker som er eldre enn 100 år og pasientjournaler som er eldre enn 150 år fritt kan brukes på våre lesesaler. Hvis du ønsker innsyn i opplysninger som er yngre enn dette, må du sende oss en skriftlig henvendelse hvor du begrunner hvorfor du ønsker innsyn og hva opplysningene skal brukes til.
Innsyn i taushetbelagte opplysninger
Hvem som helst kan be om å få se materiale som er sperret fordi det kan inneholde taushetsbelagte opplysninger. Opplysningene i det aktuelle materialet vil da bli vurdert av arkivfaglig personale.
Hvis en konkret vurdering viser at materialet likevel ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, erklæres det som fritt tilgjengelig. Materialet kan da gjennomgås på vanlig måte på lesesalen.
Hvis materialet inneholder taushetsbelagte opplysninger, betyr ikke det at all er utelukket. I hovedsak er det to unntak som gjelder: partsinnsyn og innsyn for forskningsformål.