Hva er et arkiv?
Arkiv kan være dokumenter eller informasjon som har blitt produsert eller mottatt av en virksomhet eller person. Dokumentene og informasjonen kan være i mange forskjellige formater, som tekst på papir, fotografier, kart, tegninger, lyd eller film. I nyere tid kan det også være digitalt materiale både som digitale dokumenter eller databaser.
Arkivskaper
Arkivskaperen er fellesnevneren til et arkiv. En arkivskaper er den virksomheten eller personen, som har produsert, mottatt eller samlet dokumentene og informasjon. For å forstå et arkiv er det viktig å sette seg inn i oppgavene, mandatet og aktivitetene til arkivskaperen. Denne kunnskapen gjør det mulig å forstå hvilke dokumenter og informasjon et arkiv kan inneholde. Det gjør det også mulig å sette disse i en bredere kontekst.
Offentlige og private arkiv
Arkiver oppstår i både offentlige virksomheter og hos private aktører, som bedrifter, lag og foreninger, institusjoner eller privatpersoner.
Offentlige virksomheter, som kommuner, fylkeskommuner og staten må forholde seg til lover og forskrifter når det gjelder arkiv. Private aktører står mye friere å føre arkiv og å bevare arkiver for ettertiden. Derfor er det mindre arkivmateriale fra private aktører bevart i norske arkivinstitusjoner.
Gjennom offentlige og private arkiver dokumenteres samfunnet fra forskjellige synsvinkler og ståsteder, og arkivene fra de forskjellige sektorene utfyller hverandre. Privatarkiv er dermed et viktig supplement til offentlige arkiver.
Hvorfor bevarer vi arkiv?
Arkiver er sammen med kulturminner, immaterielle spor og andre kulturuttrykk, som fotografier og gjenstander, en del av vår felles kulturarv. Å ta vare på kulturarven er viktig fordi den gir et grunnlag for identitetsskaping og historieforståelse.
Ved å sikre arkivene, og dermed de originale dokumentene, har forskere og andre interesserte mulighet å gå direkte til kildene, inn i fortiden med sine spørsmål. Historiske dokumenter og kilder gir innblikk i de forskjellige delene av samfunnet og i hverdagslivet i tidligere tider.
Ved siden av verdien av arkivene som kulturarv og historiske kilder, inneholder disse også forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon, både for enkelte personer, bedrifter og grupper i samfunnet. Gjennom arkivene kan virksomheter dokumenterer sine handlinger og rettigheter.
Gjennom lover, forskrifter og instrukser er offentlige virksomheter pålagt å ta vare på sine arkiv. For private virksomheter derimot finnes det ingen generelle lover ang. bevaring av arkiv. Dermed er bevaring av disse arkiver avhengig av frivillighet og interesse av arkiveierne.